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Ofimática, una asignatura pendiente

Cuando hablamos de ofimática nos imaginamos el típico paquete ofimático que incluye determinadas aplicaciones como son un procesador de textos, una hoja de cálculo, una aplicación para realizar presentaciones y/o diapositivas, y una base de datos.

Según la Wikipedia la ofimática “designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados“.

Es decir, que cuando hablamos de ofimática no solo nos estamos refiriendo a estos paquetes ofimáticos sino más bien a cualquier habilidad y/o herramienta informática que nos ayude a realizar el trabajo de oficina de la forma más óptima y productiva posible.

No obstante el paquete ofimático lógicamente está incluido entre las aplicaciones necesarias en mayor o menor medida en el día a día de la oficina. Como hemos dicho anteriormente las principales aplicaciones que se incluyen en este tipo de paquetes son las siguientes:

  • Un procesador de textos, a través de cual podemos escribir y maquetar todo tipo de documentos
  • Una hoja de cálculos, a través del cual realizar todo tipo de cálculos matemáticos así como tablas y listados de datos
  • Software de presentaciones, a través del cual realizar todo tipo de diapositivas y esquemas.
  • Sistemas de gestión de bases de datos, a través del cual estructurar y organizar de forma lógica nuestra información

En este caso, de estas cuatro las principales son sin duda alguna saber manejar de forma fluida el procesador de textos, la hoja de cálculo. Por otro lado en aquellos casos en los que tengamos que realizar algún tipo de esquemas, diapositivas o similar, sería importante manejar el software para realizar presentaciones.

Con respecto a las bases de datos, por norma general un usuario normal no necesita saber de diseño de bases de datos por lo que no necesita aprender a manejar este programa. Suele ser trabajo de personal técnico realizar esta tarea y crear los formularios e informes que el usuario necesita obtener de la base de datos, pero esto no requiere de formación específica en el uso de bases de datos ya que al fin y al cabo consiste en rellenar formularios, manejar atajos de teclado, etc.

Entre los distintos paquetes ofimáticos, quizás el más conocido es el propietario Microsoft Office el cual encontramos en distintas versiones (2003, 2007, 2010, 2013, 2016…) y/o ediciones, las cuales se diferencian entre sí por las aplicaciones incluidas (por ejemplo la base de datos Access no suele incluirse en todas) y lógicamente por el precio (los cuales rondan los 150€ para las versiones home y los 300€ para las profesionales).

No obstante estos últimos años han aparecido alternativas libres que han ganado fuerza,  especialmente entre personas que no quieren gastar dinero en este tipo de soluciones habiendo alternativas gratuitas (y mucho menos piratear por los riesgos de seguridad que esto conlleva), instalaciones en equipos nuevos (si bien muchos equipos viene con versiones temporal de Office para que una vez vencido el tiempo de demostración el usuario lo compre), y administraciones públicas y/o empresas que buscan ahorrarse los gatos de licencias y por el uso de formatos libres y/o estándares. En este sentido las principales suites ofimáticas libres son OpenOffice, y su hermana pequeña LibreOffice la cual ha día de hoy se encuentra más mantenida que la anterior.

Estos paquetes ofimáticos también incluyen las principales aplicaciones, si bien utilizan otros nombres para referirse a ellas:

AplicaciónMicrosoft OfficeLibreOffice / OpenOffice
Procesador de textosWordWriter
Hoja de calculoExcelCalc
PresentacionesPowerPointImpress
Bases de datosAccessBase

Por último, actualmente parecen estar proliferando diversos servicios web que ofrecen paquetes ofimáticos en la nube, como son Google Docs, Microsoft Office 365, etc., si bien estos aún no superan a las versiones de escritorio y/o tienen un coste mensual por el uso de sus servicios…

No obstante sea como fuere si sabemos manejar con soltura una suite ofimática no debe llevarnos mucho tiempo adaptarnos a cualquier otra, por lo que lo importante en este sentido es conocer sus principales funcionalidades. En este sentido lo que se suele hacer es formarse en la versión que tengamos instalada (ya sea en nuestro hogar o en la empresa), si bien también suele ser interesante formarse en las nuevas versiones ya que tarde o temprano serán las que estemos utilizando.

Dejando a un lado los paquetes ofimáticos, existen otras aplicaciones que también podrían ser consideradas de ofimática (ya que son herramientas y/o aplicaciones informáticas que se utilizan habitualmente en la oficina y de hecho con algunos paquetes ofimáticos vienen integrados) como son los siguientes:

  • Cliente de correo, a través del cual organizar nuestros correos
  • Agendas y/o calendarios, a través del cual organizar nuestras tareas, reuniones, eventos, etc.

En este sentido aunque últimamente han ganado terreno determinados servicios web de este tipo etc., en las empresas se sigue utilizando clientes de correo electrónico y calendarios corporativos instalados en los servidores y/o equipos cliente de la empresa, por lo que conocer su uso nos dará una ventaja competitiva de cara a conseguir o mejorar nuestro puesto de trabajo.

Por otro lado, otras muchas aplicaciones vienen integradas y/o se instalan de forma independiente en el Sistema Operativo como pueden ser la utilidad para escanear, imprimir, la calculadora, un sencillo y rápido bloc de notas, el empaquetador/compresor de archivos, etc., razón por lo que de cara a ganar productividad en la oficina es importante manejar estas con soltura, especialmente el manejo del teclado y ratón, métodos abreviados, explorador de archivos, manejo de ventanas, instalación y configuración de periféricos, etc.

Por último, relacionado de alguna forma con la productividad en la oficina, la navegación y búsqueda en Internet suele ser una tarea diaria fundamental debido a la cantidad de información que necesitamos para realizar casi cualquier actividad.

Desde Carman Consultoría ofrecemos formación en todo tipo de herramientas ofimáticas e informáticas a través de nuestra sección de cursos de informática.

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